Privacyverklaring

Privacy protocol van de zelfstandig Trouwambtenaar, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Doel van dit protocol is duidelijkheid geven over de verkrijging, het gebruik, de bewaring en de
vernietiging van persoonsgegevens van bruidsparen en hun getuigen.

Waar gesproken wordt over huwelijksvoltrekking wordt ook partnerschapsregistratie of ceremoniële
verbintenis bedoeld.

1. Verkrijgen van gegevens
Persoonsgegevens en contactgegevens worden verkregen via de gemeente, het bruidspaar of via
een derde met toestemming van het bruidspaar.

2. Gebruik van gegevens
Om een huwelijk te kunnen voltrekken zijn de persoonsgegevens van een bruidspaar voor verschillende doeleinden noodzakelijk:

A. Bij een wettig huwelijk is de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk
aansprakelijk. Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen.
Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden geen kopieën
gemaakt, gevraagd of opgeslagen.

B. Als zelfstandig trouwambtenaar is het verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient vijf jaar te worden bewaard.

C. Om te corresponderen met het bruidspaar is het van belang emailadressen en telefoon-
nummers op te slaan. Nadat de voltrekking is gedaan en deze is nabesproken worden deze
contactgegevens vernietigd.

D. Indien op verzoek van het bruidspaar ook contact gezocht wordt met familie of vrienden,
worden deze gegevens na de voltrekking vernietigd of verwijderd.

E. De persoonlijke informatie van het bruidspaar wordt verwerkt tot een speech. Deze speech
wordt na de huwelijksvoltrekking vernietigd en de digitale versie wordt alleen geanonimiseerd
opgeslagen. Dit houdt in dat persoonsgegevens worden verwijderd alvorens deze wordt opge-
slagen en aantekeningen worden vernietigd.

Conform de AVG mogen geen gegevens worden opgeslagen die niet noodzakelijk zijn. Voor de voltrek-king van het huwelijk zijn slechts naamgegevens noodzakelijk. Verdere persoonsgegevens staan op de
akte vermeld welke via de gemeente wordt verkregen. Deze akte wordt opgeslagen in de registers van de burgerlijke stand. Indien voor een ceremoniële verbintenis een certificaat wordt gemaakt, bepaald
het bruidspaar zelf welke gegevens zij hiervoor verstrekken. Deze gegevens worden direct na de
ceremonie verwijderd.

3. Bewaren van gegevens
Uitsluitend gegevens die om wettelijke redenen dienen te worden bewaard, worden digitaal op-
geslagen. Digitale bestanden kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Hiervoor is
een goede beveiliging van de computer, tablet en mobiele telefoon middels een virusscan en
wachtwoordbeveiliging een vereiste. Dit betekent dat de virusscan altijd up-to-date dient te zijn
en een wachtwoord regelmatig, minimaal jaarlijks, dient te worden gewijzigd.

4. Vernietiging van gegevens
Indien gegevens op papier staan worden deze, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is,
vernietigd. Hiervoor wordt een papiervernietiger gebruikt.

Documenten die digitaal verkregen zijn worden, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, gewist. Dit houdt in dat zowel bestandsmappen en e-mails op de computer, tablet, telefoon of in de cloud
zorgvuldig moeten worden gecontroleerd.

5. Informatie, inzage en correctie
Een bruidspaar heeft ten alle tijden recht op informatie, inzage en correctie van de gegevens die zij
hebben verstrekt.

6. In geval van datalek
Indien gegevens onbevoegd in handen van derden zijn gekomen, zal hiervan direct bij het
constateren hiervan melding worden gemaakt bij de persoon of personen wie dit betreft en bij de
autoriteit persoonsgegevens.

7. Website

Wat is een cookie?
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Google Analytics
Via mijn website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google wel/niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.